Alfresco è l’alternativa open source al sistema di gestione documentale. Mehrit lo sceglie come essenziale strumento per gestire, manipolare, conservare il knowledge aziendale. Il termine “aziendale” si riferisce in generale ad un insieme organizzato di persone, strumenti e tecnologie che lavorano per un obiettivo comune: una impresa di piccole, medie e grandi dimensioni, una pubblica amministrazione, una associazione, una università o un istituto scolastico. Alfresco non è un semplice file system evoluto, ma offre un’ampia gamma di funzionalità per la gestione documentale, la gestione dei contenuti web e la collaborazione.

 

Alfresco nasce nel 2005 ed suoi investitori principali includono Accel Partners, Mayfield Fund, SAP Ventures. Alfresco è il risultato dell’utilizzo dei più recenti componenti dell’infrastruttura open source, quali: Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces e si basa sulla programmazione orientata agli aspetti.

La tecnologia stato dell’arte integrata in Alfresco consente di offrire un sistema supportato che risulta:

• 5 volte più rapido dei tradizionali sistemi “chiusi”
• 10 volte più conveniente dei tradizionali sistemi “chiusi”

Alfresco unisce alla innovatività ed alla economicità degli strumenti Open Source, la solidità ed il supporto garantito da una squadra composta da membri di punta di Documentum® e Interwoven® con 15 anni di esperienza nella gestione dei contenuti aziendali(ECM, Enterprise Content Management), incluso il co-fondatore di Documentum.

 

 

 

Alfresco, grazie alle sue componenti open, è una piattaforma modulare e flessibile alle esigenze degli utenti ed allo specifico work-flow. Ricerche sul campo hanno dimostrato che Alfresco consente un risparmio dell’89% su Microsoft Sharepoint e del 96% su altre applicazioni ECM. Lo studio è stato condotto su un campione di 1000 utenti ad un anno dalla configurazione. Con la riduzione dei budget per le risorse IT, al management di aziende ed organizzazioni sono richieste alte prestazioni, con mezzi limitati.

Alfresco software ha annunciato la realizzazione di Alfresco Enterprise Edition 3.0. In questa release sono presenti una nuova soluzione collaborativa di gestione dei contenuti, Alfresco Share, una implementazione draft di specifiche CMIS (Content Management Interoperability Services, un modello di dominio ed un insieme di API che possono essere utilizzate dalle applicazioni per lavorare con più sistemi enterprise di gestione dei contenuti.)

Alfresco permette alle organizzazioni di controllare i costi ed aumentare la produttività nei seguenti modi:

1. Lo sviluppo rapido permette un valore di business immediato: Le funzionalità Web 2.0 di Alfresco permettono alle organizzazioni di creare rapidamente e semplicemente soluzioni collaborative di gestione dei contenuti.
2. Alfresco supporta iniziative per il mantenimento della conoscenza, best practice e team virtuali: le organizzazioni possono creare team virtuali di collaborazione e lavoro distribuito, ed anche supportare iniziative per il mantenimento della conoscenza dei dipendenti e di accesso effettivo alle migliori fonti di informazione per implementare le best practice.
3. Costi ridotti a spese operative piuttosto che investimenti di capitale: il modello open Source di Alfresco permette ai clienti di implementare uno strumento di classe enterprise con una spesa limitata, evitando investimenti di capitale come accade per l’acquisto di costose licenze.
4. Ri-utilizzo di investimenti esistenti in hardware e software: gli open standard di Alfresco permettono alle organizzazioni di utilizzare gli investimenti già eseguiti in hardware e software.
5. Utilizzare le risorse esistenti: è possibile utilizzare le abilità di sviluppatori, Database administrator ed amministratori di sistema esistenti, grazie al codice aperto.
6. Creare velocemente nuove applicazioni per supportare i requisiti interni: Alfresco supporta lo sviluppo rapido di applicazioni con componenti prodotti utilizzando scripting leggeri e basati sugli standard, in opposizione agli stack proprietari che legano i clienti ad un unico venditore ed ai relativi costi di manutenzione.

Alfresco Enterprise Edition 3.0 include Alfresco Share, che è costruito sul repository di Alfresco ECM e consente una gestione dei contenuti collaborativa. Alfresco Share semplifica la raccolta, la condivisione e lo scambio di informazioni tra squadre virtuali, aumenta la produttività e riduce i requisiti di ampiezza di banda di rete ed il volume di email tra i membri di un project team. Le funzionalità di Alfresco Share:

1. Libreria di documenti: la capacità di scaricare contenuti bulk, thumbnails, visualizzatore flash, meta data, tags, multiselect e feed RSS rendono lo strumento facile da utilizzare
2. La funzionalità di ricerca permette agli utenti di cercare persone ed esperti con la stessa facilità con cui si cercherebbe un contenuto
3. Creare team virtuali per progetti e comunità, con membri interni ed esterni
4. Activity Feeds avvertono gli utenti di cosa sta cambiando in un progetto, o cosa è nuovo- essenzialmente dicendo”chi, cosa, quando e dove” per il contenuto che è stato scritto o aggiunto, commentato, in prossimità di date critiche o all’ingresso di nuovi membri
5. Dashboard personalizzata: usa una ricca interfaccia interattiva che permette agli utilizzatori di effettuare configurazioni diverse in base a ciò che è più importante per un ruolo e un progetto.
6. Creare contenuti usando i tool preferiti: wiki, blog, Microsoft Office
7. Sviluppo rapido di applicazioni: un ambiente di sviluppo rapido che usa scripting e componenti riutilizzabili
8. Architettura a n livelli: permette una scalabilità senza hardware o investimenti software e concilia più utilizzatori su risorse hardware esistenti
9. Draft CMIS: fornisce una piattaforma per sviluppare e testare applicazioni

Alfresco Enterprise Edition:

permette alle organizzazioni di sostituire tecnologie costose con uno stack che include Red hat Enterprise Linux, Jboss Enterprise Application Enterprise Platform, JBoss Enterprise Application, JBoss Enterprise Portal Platform. Ora i sistemi Enterprise effettuano gestione dei documenti, gestione dei contenuti web e collaborazione con Alfresco share in un rapido modello di sviluppo con riduzione dei costi IT.

Alfresco Enterprise è il prodotto certificato Alfresco, disegnato per ambienti produttivi in aziende ed organizzazioni governative che stanno cercando applicazioni stabili e supportate. E’ un sistema certicato ed offre lo SLA (Service Level Agreement).

Caratteristiche per gli utenti

1. Cruscotto personalizzato
2. Cruscotto condiviso con gli altri mebri del team: profili, attività, calendari, link utili
3. Segnalazione di eventuali variazioni al progetto
4. Ricerca di persone ed esperti per creare una base comune di conoscenza
5. Mantenimento efficace delle best practice, tramite individuazione di progetti simili ed esperti in settori di interesse
6. Ricerca efficiente tra tutti i contenuti (siti, blog, wikis)
7. Creazione dei contenuti con lo strumento preferito: Office, blogs, wikis
8. Condivisione dei contenuti via thumbnails, con un visualizzatore Flash, controllo delle modifiche
9. Creazione di discussioni su siti, documenti o argomenti specifici
10. Tagging dei contenuti
11. Calendario personale e calendari virtuali per il team con integrazione iCAl
12. Creare e rivedere contenuti nel blog del team e pubblicare con WordPress e TypePad

Caratteristiche per gli sviluppatori

1. Sviluppo veloce con componenti WebScript che utilizzano Java e Freemarker
2. Architettura REST
3. Supporto CMIS
4. Utilizzo di skills esistenti, senza la necessità di sviluppatori .NET e C#

Caratteristiche per gli amministratori

1. Architettura J2EE scalabile e clusterizzata
2. Sicurezza
3. Workflow integrato e gestione del ciclo di vita del contenuto
4. Sviluppo a n-livelli: supporto di molti utenti con costi minori e semplice partizione del software- database, repository, web application services, accesso dei clienti

 

 

 

 

Le soluzioni aziendali per la gestione del contenuto troppo complesse e costose sono ormai superate. Oggi gli utenti desiderano la semplicità e la familiarità degli strumenti che utilizzano ogni giorno: unità disco condivise e Microsoft Office.

Alfresco Document Management acquisisce, condivide e conserva contenuto, permettendo agli utenti di creare versioni, eseguire ricerche e sviluppare proprie applicazioni di elaborazione del contenuto, con gli strumenti a cui l’utente è abituato.

Unità disco condivisa

Il repository di Alfresco è come un’unità disco condivisa. In modalità preconfigurata consente di continuare a utilizzare tutti gli strumenti che si conoscono e si preferiscono, da Microsoft Office a Open Office, Dreamweaver o AutoCAD, senza installazioni sul desktop o formazione particolare. Offre tutto ciò che gli utenti e le aziende desiderano: la capacità di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche e verifiche.

Integrazione con Microsoft Office

Alfresco si integra con Microsoft Office e Open Office. Pertanto è possibile continuare a lavorare in Office senza alcuna formazione aggiuntiva. Offre tutto ciò che gli utenti e le aziende desiderano: la capacità di salvare, creare versioni, condividere, eseguire ricerche e verifiche, con una semplice integrazione nel flusso di lavoro.

Regole per applicazioni di creazione di contenuto

Alfresco converte la semplice unità disco condivisa in un file system virtuale dove, tramite procedure guidate intuitive, è possibile creare le applicazioni di elaborazione del contenuto desiderate. È sufficiente trascinare un documento in una cartella per avviare un flusso di lavoro, ad esempio per convertire il documento in un altro formato, spostarlo in una cartella diversa o inviare una notifica ad un gruppo di utenti via e-mail. Il flusso di lavoro è persino in grado di estrarre dal documento proprietà, quali il nome dell’autore o altre parole chiave, in modo da poterli utilizzare come valori di ricerca in futuro. Questa applicazione è l’ideale per qualsiasi utente o reparto: utilizzarla è semplice come configurare una regola e-mail.

Caratteristiche per gli utenti

1. Unità disco condivisa
   • Tutto il contenuto è disponibile tramite l’interfaccia dell’unità disco condivisa
   • È possibile utilizzare lo strumento preferito per l’editoria e la visualizzazione, senza ulteriori operazioni di installazione o formazione
   • Conformità e produttività: salvataggio, versione, condivisione, ricerca e verifica
2. Integrazione con Microsoft Office
   • Tutto il contenuto è disponibile da Office
   • È possibile lavorare in un ambiente Office per l’editoria e la visualizzazione, senza ulteriori operazioni di installazione o formazione
   • Conformità e produttività: salvataggio, versione, condivisione, ricerca e verifica
3. Regole per applicazioni di creazione di contenuto
   • Sviluppo e condivisione rapidi di applicazioni di creazione di contenuto
4. OpenSearch
   • Alfresco consente di eseguire ricerche semplicemente, come in Amazon o Google
   • È possibile eseguire ricerche con facilità in più repository Alfresco e inoltre in contenuti esterni quali pagine di Wikipedia, blog e flussi di informazioni
5. Contrassegni utente
   • Funzionalità integrata di assegnazione di contrassegni al contenuto e ricerche basate su contrassegni
6. Integrazione con portali aziendali
   • Integrazione standardizzata, basata su REST e JSR-168
   • È possibile utilizzare il portale e i portlet esistenti

Caratteristiche per gli sviluppatori

1. Web script leggeri
   • Rapido sviluppo di oggetti del contenuto basati su Web script, utilizzando JavaScript e Freemarker
2. Architettura REST
   • Assemblaggio rapido e semplice di oggetti Alfresco e di altre applicazioni Web tramite URL

Caratteristiche per gli amministratori

1. Architettura J2EE
   • Architettura a nodi, ad alta scalabilità, con software e hardware in commercio
2. Pacchetti applicativi con minimo ingombro
   • Nessuna installazione client richiesta per le implementazioni di massa
3. Interfacce per CIFS, WebDAV e FTP
   • Accesso nativo tramite file system per strumenti standard
4. Sicurezza
   • Gestione di utenti e sicurezza tramite utenti, gruppi e ruoli
   • Sicurezza a livello del documento
   • Single sign-on mediante NTLM o LDAP
5. Flusso di lavoro e gestione del ciclo di vita del contenuto integrati
   • Integrazione jBPM con Gestione risorse tramite dashboard
   • Sviluppo di contenuto controllato e verificato tramite creazione, revisione, approvazione, lancio pianificato, scadenza, mantenimento e archiviazione
6. Motore di gestione e conversione dati
   • Servizi di conversione integrati: da Office a ODF/PDF, da PowerPoint a Flash

 

Le suite di gestione del contenuto Web (WCM) eccessivamente costose e complesse sono ormai superate. Oggi gli utenti desiderano la semplicità e la familiarità degli strumenti che utilizzano ogni giorno: la massa dei contenuti di Wikipedia, la freschezza del contenuto di Digg, la facilità di configurazione e riutilizzo degli oggetti di Google o delle pagine di Facebook e la scalabilità a basso costo del Web 2.0.

Alfresco WCM attira i clienti tramite siti di prossima generazione, consentendo contributi in massa da utenti interni ed esterni, una configurazione semplice mediante Web script riutilizzabili e una grande scalabilità dal costo contenuto che si basa su software e hardware disponibile sul mercato.

Contributo del team

Le squadre più numerose possono contribuire mediante semplici moduli Web o tramite un’unità disco condivisa, utilizzando lo strumento desktop che preferiscono. Gli utenti e i gruppi possono visualizzare e verificare le modifiche tramite l’anteprima personale degli aggiornamenti dei siti Web. Il contenuto prodotto da un grande numero di utenti di utenti viene gestito mediante la creazione di versioni e il ripristino di interi siti.

Componenti per la configurazione del sito

Gli archivi di componenti Web script consentono agli amministratori dei siti di riutilizzare componenti e creare rapidamente applicazioni Web di prossima generazione, basate su tipo di infrastruttura preferito.

Scalabilità tramite prodotti a basso costo

La pubblicazione dei siti Web supporta architetture di implementazione multilivello. Il contenuto può essere implementato, mediante transazioni, su server di contenuto statici o nei repository runtime di Alfresco, garantendo la massima flessibilità dell’architettura.

Caratteristiche per gli utenti

• Interfaccia unità disco condivisa
  • Gli autori di contenuto Web possono accedere e aggiungere proprio contenuto tramite l’interfaccia dell’unità disco condivisa
  • È possibile utilizzare lo strumento preferito per l’editoria e la visualizzazione, senza ulteriori operazioni di installazione o formazione
  • L’unità disco condivisa consente un’ampia diffusione del contenuto presso gli altri utenti, con la massima semplicità
• Sandbox, visualizzazione e virtualizzazione
  • Utilizzando l’anteprima si possono visualizzare nel loro contesto le modifiche a qualsiasi pagina o applicazione Web
  • Riduzione del rischio di errore in modo semplice, tramite la virtualizzazione delle modifiche su un sito live
  • Pubblicazione del set completo delle modifiche nell’area di anteprima e virtualizzazione del risultato
• Gestione multilingue
  • Supporto del flusso di lavoro di traduzione multilingue

Caratteristiche per gli sviluppatori

• Interfaccia unità disco condivisa
  • È possibile utilizzare lo strumento preferito, ad esempio Dreamweaver, per lo sviluppo dell’interfaccia Web senza ulteriori operazioni di installazione o formazione
  • Le applicazioni Web esistenti possono essere selezionate e trascinate nella libreria
• Architettura REST
  • L’interfaccia URL consente l’assemblaggio semplice e rapido degli oggetti Alfresco, e di altre applicazioni Web, attraverso varie tecnologie
• Visualizzazione in anteprima e verifica delle applicazioni Web
  • È possibile visualizzare in anteprima, nel loro contesto, le modifiche a qualsiasi applicazione Web, incluse PHP, Ruby, JSF, Tiles, Struts, Groovy e .NET
• Creazione di modelli e rami per siti Web
  • Creazione rapida di nuovi siti da modelli esistenti e possibilità di organizzare i principali aggiornamenti dei siti ramificando il sito esistente
• Riutilizzo di risorse
  • Semplici operazioni di aggiornamento e condivisione del contenuto attraverso progetti Web
• Gestione integrata di codice e contenuto
  • Singolo repository per codice e contenuto
• Integrazione con portali aziendali
  • Integrazione standardizzata, basata su REST e JSR-168
  • Editoria XML e pubblicazione multicanale
  • Editoria di moduli utilizzando schemi XML standard
  • Visualizzazione automatica dell’interfaccia utente, basata sullo standard XForms
  • Creazione automatica di vari formati per una serie di canali

Caratteristiche per gli amministratori

• Configurazione per l’implementazione nelle Web farm
  • Regole di implementazione avanzate per architetture scalabili di applicazioni Web a tre livelli, con partizionamento e replica
• Architettura J2EE
  • Architettura a nodi, ad alta scalabilità, con software e hardware in commercio
• Creazione di versioni e ripristino di interi siti
  • Semplice pubblicazione di nuovi siti con la creazione di versioni automatica
  • Conformità legale: ripristino semplice e immediato in riferimento allo stato esatto di un sito Web in qualsiasi punto nel tempo
  • Ripristino di emergenza: semplice ripristino all’ultima versione stabile nota del sito
• Gestione del ciclo di vita del contenuto
  • Sviluppo di contenuto controllato e verificato tramite creazione, revisione, approvazione, lancio pianificato, scadenza, mantenimento e archiviazione
• Gestione dell’insieme di modifiche
  • È possibile pubblicare mediante transazioni un insieme di modifiche su uno o più siti Web
• Sicurezza
  • Gestione di utenti e sicurezza tramite utenti, gruppi e ruoli
  • • Single sign-on mediante NTLM o LDAP
      1. gli stati in cui un contenuto può trovarsi; per esempio: draft, in revisione, pubblicato
      2. le “transizioni” possibili tra coppie di stati
      3. quali permessi e/o ruoli deve possedere un utente per effettuare la transizione.

  Workflow significa “controllo di flusso“, un workflow è la catena di azioni che avvengono su qualcosa per raggiungere uno scopo. Un esempio potrebbe essere: “prima di pubblicare un contenuto, questo deve essere approvato dal responsabile e eventualmente tradotto da un traduttore”. Usando un linguaggio un po’ aziendale, ma trasponibile in altri contesti, un workflow esprime delle “business rules“, che possono già esistere nella pratica o che si vogliono promuovere. Ogni settore di attività, o ogni specifica organizzazione, ha delle regole riguardo a come si dovrebbero svolgere i processi di lavoro al suo interno.

  Un workflow “document oriented” definisce, per i contenuti ad esso associati:

  Alfresco utilizza gli spazi per organizzare lo storage di documenti/contenuti. In Alfresco è possibile creare workflow in base ai propri processi di business. Esiste una vasta lista di regole che si possono invocare, compresa una estrazione automatica di documenti da Microsoft Office e cambiare il livello di sicurezza dei documenti. Alfresco supporta anche workflow ricchi di funzionalità e task-oriented, che si chiamano advanced workflow, che si possono disegnare usando i plugin jBPM per Eclipse.

  Esistono quindi categorie di work flow: semplice, basati sulla movimentazione di docuementi su space diversi, ed avanzato, per cicli di approvazione o per l’assegnazione di task “ad hoc”. Questi workflow possono essere avviati a partire dalle action associate a un documento.

  La caratteristica principale del work flow di Alfresco è la grande flessibilità ed adattabilità alle procedure operative, permettendo all’utente di non cambiare i processi che è abituato a svolgere per adattarsi alla struttura rigida del software; al contrario, Alfresco veste l’organizzazione come un abito di sartoria.

 

GESTIONE INTEGRATA DEL CONTENUTO AZIENDALE

Le soluzioni di gestione del contenuto aziendale (ECM) risultano estremamente costose da installare e ampliare; inoltre spesso richiedono hardware di fascia alta e software di supporto nello stack sottostante. Oggi i siti più scalabili al mondo si basano su software open source. I siti Web 2.0 hanno razionalizzato il processo di espansione per concentrarsi su:

1. Scalabilità su un insieme di hardware e software disponibili sul mercato, a basso costo e combinati flessibilmente: il metodo open source vs
2. Scalabilità su macchine SMP, costose e di fascia alta, e software cluster: in maniera proprietaria

Alfresco Content Platform fornisce contenuto “come un servizio” dal repository di contenuto Java più scalabile in assoluto, strutturato in cluster, federato e replicato.

Scalabilità Java

Alfresco Content Platform offre il repository di contenuto J2EE più scalabile in assoluto, capace di conservare circa 100 milioni di documenti, secondo un test benchmark con certificazione indipendente condotto da Unisys Corporation.

Architettura di assemblaggio REST

Il nuovo Web si basa su REST. Per integrare applicazioni e contenuti interni ed esterni, è necessario adottare la stessa architettura: accesso tramite URL, script leggeri e standard Web comuni.

Standard

Alfresco è conforme a standard quali REST, RSS, Atom Publishing, JSON, OpenSearch, OpenSocial, OpenID, Web Services, JSR 168, JSR 170 livello 2, MyFaces, CIFS, FTP, WebDAV, DeltaV, SQL e ODF. Tale conformità con gli standard facilita e rende molto più conveniente l’integrazione nell’architettura esistente.

Caratteristiche per gli utenti

1. Servizi archivio
   • Check-in/out: controllo delle versioni principale e secondarie
   • Verifica: chi ha creato, chi ha aggiornato, quando la versione è stata creata, quando è stata aggiornata
   • Verifica orientata ai servizi: verifica di ogni chiamata del servizio
   • Riferimenti incrociati nei documenti: attraverso più spazi
2. Categorizzazione del contenuto
   • Estrazione automatica di metadati da tutte le interfacce
   • Categorizzazione automatica
3. Ricerca avanzata
   • Ricerca combinata basata su metadati, contenuto, ubicazione, tipo di oggetto e varie categorie
   • Memorizzazione di ricerche

Caratteristiche per gli sviluppatori

1. Architettura
   • Architettura completamente orientata ai servizi, utilizzando Spring, Hibernate, Lucene, MyFaces, JSR 168, JSR 170 e JSE5
   • Alta disponibilità: sincronizzazione di contenuti distribuiti e gestione failover
   • Cluster: cache completamente distribuita
   • Pacchetto applicativo con minimo ingombro
   • Certificazione benchmark: è stato dimostrato che il repository può contenere e gestire 100 milioni di documenti e mantenersi conforme a JSR-170
2. Supporto di standard
   • Web Services, JSR 168, JSR 170 livello 2, MyFaces, WebDAV, DeltaV, SQL, RSS, ODF e OpenSearch
3. Personalizzazione del repository
   • Architettura REST: accesso a tutte le operazioni tramite URL
   • Personalizzazione del servizio: operazioni JavaScript
   • Un unico modello di personalizzazione per Linux e Microsoft Windows
4. Motore di gestione e conversione dati
   • Conversione: ad es. da Word a PDF, da PowerPoint a Flash
   • Flusso di contenuto
   • Motore di conversione estensibile, basato su servizio
5. Flusso di lavoro integrato
   • Integrazione jBPM: supporto dei flussi di lavoro complessi con l’integrazione di JavaScript
   • Conformità: gestione sicura del ciclo di vita dei documenti

Caratteristiche per gli amministratori

1. Amministrazione

• Semplice installazione
• Gestione di utenti e sicurezza tramite utenti, gruppi e ruoli
• Sicurezza a livello del documento
• Amministrazione di aggiornamenti e migrazioni: aggiornamento rapidissimo per le estensioni di sviluppo
• Single sign-on mediante NTLM o LDAP1